Die durchschnittliche Wartezeit bei Hotlines liegt bei 5 Minuten. Die meisten Unternehmen versuchen diese natürlich weitestgehend zu reduzieren. Ist das Aufkommen aber hoch, muss man sich einige Minuten in der Warteschleife gedulden. Als Kund:in kann das sicherlich ärgerlich sein. Dennoch haben wir einige Ideen, wie man die Wartezeit gut nutzen kann. Vorbereitung ist hierbei das A und O! Oft lassen sich aber einige Faktoren bereits im Vorfeld klären oder vorbereiten, so dass die Mitarbeiter:innen der Hotline euch schnell weiterhelfen können.
7 TIPPS FÜR SCHNELLE TELEFONISCHE HILFE
1. Vorbereitung: Stellt sicher, dass Ihr alle relevanten Informationen und Unterlagen zur Hand habt, bevor Ihr die Kundenhotline anruft. Dies kann die Kundennummer, Auftragsdetails oder andere relevante Informationen umfassen.
2. Geeignete Zeit wählen: Versucht zu einer Zeit anzurufen, die weniger stark frequentiert ist, um lange Wartezeiten zu vermeiden. Frühe Morgenstunden oder späte Nachmittage können oft weniger belebte Zeiten sein.
3. FAQs und Hilfebreich auf der Website: Viele Fragen wurden bereits durch andere Kund:innen gestellt. Unternehmen fassen diese oft in ihren FAQs (frequently asked questions) zusammen und bieten dort direkt Hilfestellung an!
4. Aktives Zuhören und Mitschreiben: Hört aufmerksam zu was der Kundendienstmitarbeiter sagt und stellt bei Unklarheiten Rückfragen. Dadurch ermöglicht Ihr eine effektive Problemlösung. Haltet während des Gesprächs Notizen über wichtige Details wie Namen des Kundendienstmitarbeiters, Referenznummern oder vereinbarte Lösungen fest. Dies kann später helfen, bei Bedarf darauf Bezug zu nehmen.
5. Verständnis für Prozesse: Versuchen Sie, die Vorgehensweisen und Prozesse des Kundendienstes zu verstehen. Fragen Sie nach, wenn Ihnen etwas unklar ist und lassen Sie sich gegebenenfalls erklären, wie das Problem gelöst werden kann.
6. Alternative Kontaktmöglichkeit nutzen: Sollten die Lines dicht sein, kann es helfen auf den Social Media Profilen der Unternehmen zu schauen. Die meisten bieten hier Kundensupport an und reagieren oft genauso schnell wie telefonisch. Der Vorteil: Man hat direkt alles schriftlich – und man muss nirgends anrufen.
7. Feedback geben: Nach dem Gespräch könnt Ihr Feedback zum Kundenservice geben. Dies kann dazu beitragen, dass zukünftige Kund:innen bessere Erfahrungen machen. Nutzt dazu etwaige Umfrage-Möglichkeiten oder das Feedback-System des Unternehmens. Wenn ihr zufrieden mit dem Service wart, freut sich das Unternehmen aber auch immer über eine positive Bewertung!
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